Regolamento di Partecipazione per i Maker

Aggiornamento: 19 Giugno 2017

  1. L’iscrizione e la partecipazione alla Trieste Mini Maker Faire sono gratuite per tutti coloro che vorranno esporre i loro progetti, tenere un seminario, proporre laboratori pratici o esperimenti scientifici o spettacoli artistici (definiti qui di seguito maker) durante l’evento del 16 e 17 Settembre 2017 (incluso il Science Picnic).
  2. L’organizzazione della Trieste Mini Maker Faire è a cura del Centro Internazionale di Fisica Teorica Abdus Salam, attraverso la sua Unità per la Disseminazione della Scienza (definita qui di seguito semplicemente “gli organizzatori”). L’evento è co-organizzato dal Comune di Trieste.
  3. Si invitano i maker interessati ad iscriversi entro la mezzanotte del 6 Agosto 2017; l’accettazione delle domande di iscrizione spetta solamente al Comitato di Selezione (stabilito dagli organizzatori) e verrà comunicata ai richiedenti il prima possibile. Per motivi tecnici viene richiesto di compilare una domanda di partecipazione separata per ogni singolo progetto e/o seminario, laboratorio, attività, spettacolo proposti, ma i maker accettati vengono poi registrati una sola volta. I progetti accettati saranno immediatamente resi pubblici sul sito web ufficiale e sui canali social, ma i dati personali dei maker non saranno resi pubblici.
  4. La decisione del Comitato di Selezione è insindacabile, in caso di rifiuto potrà essere richiesta una risposta motivata e si potrà ripresentare la domanda dopo le opportune modifiche.
  5. L’accettazione dell’iscrizione non comporta per gli organizzatori nessun rimborso di costi sostenuti dai maker (come ad esempio spese di viaggio, soggiorno, allestimento o altro), che vanno coperti dai maker stessi.
  6. Società di ogni genere e professionisti che desiderano partecipare in qualità di maker per promuovere loro prodotti, progetti o attività (normalmente a scopo di lucro) potranno fare comunque domanda di iscrizione a titolo gratuito; in caso di accettazione saranno invitati a sponsorizzare l’evento, entro le loro possibilità.
  7. La postazione offerta ai maker sarà normalmente composta da: un tavolo e due sedie, posto in luogo aperto ma riparato dalla pioggia; una presa elettrica (singola Schuko, carico massimo 500W); l’accesso ad Internet attraverso una rete WiFi protetta, se richiesto. Ogni maker accettato riceverà una maglietta “MAKER” (che andrà indossata per tutta la durata l’evento) e dei buoni per i pasti gratuiti.
  8. Richieste che vadano oltre alla dotazione minima sopra elencata vanno motivate nella domanda di partecipazione e non sono garantite, esse verranno prese in considerazione dagli organizzatori compatibilmente con le risorse disponibili.
  9. Fra i maker espositori saranno selezionati i vincitori nelle categorie “Lady Maker”, “Trieste Mini Maker Faire” e “Science Picnic”. Altri premi potranno essere stabiliti dagli organizzatori.
  10. I maker che desiderano proporre un laboratorio scientifico/educativo pratico per bambini e/o ragazzi all’interno dell’area dedicata al Science Picnic devono selezionare l’opportuna categoria al momento dell’iscrizione.
  11. I maker che desiderano proporre seminari/corsi/tutorial o performance artistiche potranno richiedere l’uso del palco principale per la durata massima di 20 minuti per evento (incluso l’allestimento); sul palco saranno disponibili un tavolo, prese elettriche, accesso ad Internet, un impianto di amplificazione voce e audio e uno schermo di grandi dimensioni, con la possibilità di collegare il computer del relatore.
  12. La disposizione degli stands e gli orari dei laboratori pratici, dei seminari e delle performance artistiche saranno stabiliti dagli organizzatori, sentendo le esigenze di tutti i proponenti, e pubblicati nel programma ufficiale appena possibile. In caso di necessità potrà essere necessario ridurre la durata temporale massima degli eventi organizzati dai makers.
  13. Ai maker è richiesta la partecipazione per tutta la durata della fiera (sabato e domenica), nel caso ciò non fosse possibile dovranno informare tempestivamente gli organizzatori.
  14. Ai makers registrati sarà autorizzato l’accesso veicolare nei tempi allocati per il carico/scarico e fornito uno spazio di posteggio all’interno del campus ICTP per max. 1 autovettura/furgone e comunque fino al raggiungimento della capienza massima possibile, a partire dalle 18:00 di venerdì 15 settembre e fino alle 20:00 di domenica 18 settembre. La richiesta di ulteriori spazi di posteggio (se disponibili) o di permessi di accesso oppure la loro estensione temporale dovrà essere autorizzata dagli organizzatori. Durante gli orari di apertura al pubblico nessun veicolo potrà circolare all’interno del campus; non saranno ammesse eccezioni.
  15. Eventuali danni a persone o cose saranno a carico dei maker responsabili. Ogni attività che possa risultare potenzialmente pericolosa per il pubblico o per i maker stessi dovrà essere esplicitamente autorizzata in anticipo dagli organizzatori. Vi sarà uno staff di volontari, coordinati dagli organizzatori e chiaramente identificabili dalle magliette, che garantiranno assistenza e supervisione ai maker, e con cui tutti i maker sono tenuti a collaborare pienamente.
  16. Data la natura internazionale dell’istituto ospitante (ICTP), la raccolta di offerte e donazioni, la vendita di prodotti e le transazioni commerciali da parte dei makers espositori NON saranno permesse durante la fiera stessa, SE NON dopo aver ricevuto esplicita autorizzazione scritta dagli organizzatori, ed andranno effettuate seguendo le norme di legge in vigore e i regolamenti previsti dallo Stato Italiano (per esempio: emissione di scontrino fiscale/fattura ove richiesto, etc.) e sotto la completa responsabilità dei makers stessi. Ogni pubblicità esplicita di prodotti commerciali (anche non in vendita) dovrà essere autorizzata in anticipo dagli organizzatori.
  17. In caso di forza maggiore la manifestazione potrà essere rinviata oppure annullata dagli organizzatori; in caso di pioggia o maltempo lievi l’evento si svolgerà ugualmente.
  18. I maker che ne avessero la necessità potranno richiedere di pernottare gratuitamente presso le foresterie dell’ICTP; poiché la disponibilità di stanze è limitata si invitano i maker ad inviare le loro domande di partecipazione il prima possibile. Le richieste di pernottamento gratuito saranno valutate secondo l’ordine di invio, fino al raggiungimento della massima capacità di accoglienza.
  19. I maker sono a conoscenza che gli organizzatori, MAKE, Maker Faire e Maker Media rispettano la loro privacy e non divulgheranno le loro informazioni personali. La policy riguardante la privacy di MAKE è disponibile in inglese a questo indirizzo: http://makermedia.com/privacy.
  20. I maker sono altresì a conoscenza che con l’invio della loro richiesta di partecipazione, acconsentono a questo Regolamento e accettano di condividere il loro contatto e le informazioni fornite sul loro progetto/stand/performance con MAKE Magazine per finalità editoriali.

Rules of Participation for Makers

Updated to 19 June 2017

  1. Application and participation to the Trieste Mini Maker Faire are free for all those who want to show and tell their projects, hold a talk, offer hands-on workshops, scientific laboratories or artistic performances (henceforth called makers) during the event on September 16 and 17, 2017 (including the Science Picnic).
  2. The organisation of the Trieste Mini Maker Faire is provided by the Abdus Salam International Centre for Theoretical Physics, through its Science Dissemination Unit (henceforth called “the organisers”). The event is co-organised by the Comune di Trieste.
  3. All interested makers are invited to apply before midnight of August 6, 2017; the acceptance of applications rests solely with the Selection Committee (established by the organizers) and will be communicated to applicants as soon as possible. For technical reasons, it is required to fill a separate application form for each of the proposed projects and/or talks, workshops, activities, performances, but accepted makers will be registered only once. All accepted projects, etc. will be immediately published on the official website and through the social media channels, but maker’s personal data will not be made public.
  4. The decision of the Selection Committee is final; in case of refusal a motivated response can be requested and the applicant can reapply after the appropriate changes.
  5. The acceptance of an application does not grant any reimbursement of costs incurred by the makers (such as travel/accommodation expenses, exhibition or other), which have to be covered by the makers themselves.
  6. Companies of any sort and professionals who wish to partecipate as makers and to promote their products, projects or activities (usually done for a profit) are anyway allowed to apply for free; in case of acceptance they will be invited to sponsor the event, within their means.
  7. The booth offered to makers will normally consist of: a table and two chairs in an open location but sheltered from the rain; an electrical outlet (single Schuko, 500W maximum load); access to the Internet through a protected WiFi network. Each accepted maker will get a “MAKER” t-shirt (to be worn for the whole event) and free meal coupons.
  8. Requests that go beyond the minimum configuration listed above (such as larger or indoor spaces, greater electrical power, or more) should be motivated in the application form and cannot be taken for granted, they will be considered by the organisers within the available resources.
  9. Winners for the categories “Lady Maker”, “Trieste Mini Maker Faire” and “Science Picnic” will be selected among the exhibitors. Other awards may be established by the organisers.
  10. Makers who wish to propose a hands-on scientific/educational workshop for kids and young within the “Science Picnic” area should select the proper category in the application form.
  11. Makers who wish to present one or more talks/courses/tutorials or artistic performances may request the use of the main stage for a maximum of 20 minutes at a time (including the setup); the stage will be equipped with a table, electrical outlets, Internet access, sound system and a large screen with the ability to connect to the presenter’s computer.
  12. Booths arrangements and positions as well as starting times of workshops, talks and artistic performances will be determined by the organisers, considering the needs of all applicants, and published within the official programme as soon as possible. In case of need, the maximum time duration of the events organised by makers may be reduced.
  13. Makers are requested to be present for the whole duration of the faire (Saturday and Sunday), or to inform promptly the organizers if they are unable to do so.
  14. For registered makers, veicular access during the load/unload time slots and parking place within the ICTP campus will be allowed for max. 1 car/van and in any case until the maximum capacity is reached, starting from 6pm of Friday 15 September and until 8pm of Sunday 17 September. The request for additional parking spaces (if available) or access permissions or their temporal extension must be approved by the organisers. Circulation of vehicles within the campus will not be allowed while it is open to the public; no exceptions will be made.
  15. Any damage to persons or property shall be borne by the makers accountable. Any activity that could be potentially dangerous to the public or to the makers themselves must be expressly authorized in advance by the organizers. There will be a staff of volunteers, coordinated by the organizers and clearly identifiable by their t-shirts. They will assist and supervise the makers, who are expected to cooperate fully with them.
  16. Given the international nature of the host institution (ICTP), gathering donations and fund-raising, sale of products and all business transactions will NOT be permitted during the faire itself, EXCEPT after receiving a written permission from the organizers, and shall be carried out in accordance with the laws and regulations in force in Italy (for example the issuing of receipts/invoices where required, etc…) and under the full responsibility of the makers themselves. Each explicit advertising of commercial products (even if not on sale) must be authorized in advance by the organizers.
  17. In case of force majeure the event may be postponed or canceled by the organizers, but it will not be canceled in case of light rain or bad weather.
  18. The makers having the need to stay overnight can ask to be accommodated for free at the ICTP guesthouses; since the availability of rooms is limited we invite the makers to submit their application form as soon as possible. The requests of free accommodation will be considered following the order of submission, up to the maximum capacity available.
  19. The makers are aware that the organizers, MAKE, Maker Faire Maker Media and respect their privacy and not disclose their personal information. The policy regarding the privacy of MAKE is available in English at this address: http://makermedia.com/privacy.
  20. The makers are also aware that by submitting their application request they accept these Rules of Participation and they consent to share their contact and all information provided on their project/stand/performance with MAKE Magazine for editorial purposes.