Istruzioni per i Maker / Instructions for Makers
(ENGLISH VERSION BELOW)
Gentilissimo/a Maker,
Stiamo facendo gli ultimi preparativi per l’allestimento di questa quarta edizione della Trieste Mini Maker Faire e siamo felici di sapere che a breve potremo incontrare e conoscere te, i tuoi collaboratori e i progetti che verrete a presentare qui a Trieste. Di seguito ti forniamo una breve guida per facilitare le procedure amministrative.
Stiamo facendo gli ultimi preparativi per l’allestimento di questa quarta edizione della Trieste Mini Maker Faire e siamo felici di sapere che a breve potremo incontrare e conoscere te, i tuoi collaboratori e i progetti che verrete a presentare qui a Trieste. Di seguito ti forniamo una breve guida per facilitare le procedure amministrative.
Di seguito alcune richieste importanti e informazioni utili.
Cosa ti chiediamo di fare il prima possibile (per favore!):
1) Controlla sulla mappa allegata la posizione e lo spazio (o numero di tavoli) che vi sono stati assegnati. Abbiamo scelto di accomodare tutti nella terrazza coperta (tranne droni, aeroplani e razzi) per garantire la migliore protezione dalle intemperie con ogni meteo. E’ però possibile che il tempo sia migliore del previsto, e abbiamo a disposizione 12 gazebo 4x4m e 6 gazebo 4x3m nel piazzale d’ingresso che possiamo assegnare a tutti i maker che ce lo chiedono, dando loro uno spazio maggiore in alternativa al posto previsto in terrazza. Se scegli di spostarti in un gazebo e rinunciare alla terrazza ti preghiamo di comunicarcelo per email entro domani (venerdì) alle 12:00. Tutti i gazebo hanno tavoli, sedie, energia elettrica e rete WiFi, le pareti laterali sono richiudibili e la posizione è di facile accesso per il pubblico, perciò ti invitiamo a considerare questa opzione con attenzione e di comunicarcelo il prima possibile (i gazebo saranno assegnati in ordine di richiesta).
2) Controlla il programma degli eventi dal palco ed inviaci quanto prima per email tutte le correzioni:
Eventuali richieste di aggiunte di nuovi interventi sono possibili solo in caso vi siano rinunce da parte di qualcuno.
3) Controlla la lista delle attività / laboratori /gare e competizioni ed inviaci quanto prima per email tutte le correzioni:
ISTRUZIONI PER l’ALLESTIMENTO DEL TUO STAND
In caso di tuoi ritardi o contrattempi, ti preghiamo di informare appena possibile la segretaria Margherita Di Giovannantonio al numero: (+39) 040 2240 551. Nel caso non ti sia possibile partecipare all’evento ti preghiamo di avvisarci tempestivamente scrivendo a makerfairetrieste@gmail.com
4) Sarà possibile allestire lo stand tra le 18:00 e le 21:00 di venerdí 15 settembre oppure tra le 8:00 e le 10:30 di sabato 16 settembre.
A questo scopo sarà possibile accedere all’interno del Campus ICTP, solo in questi orari, con il veicolo di cui avete inviato la targa nel modulo di iscrizione.
Ti preghiamo di stampare e tenere esposto visibilmente il pass personalizzato con il tuo codice Maker che ti invieremo stanotte con mail separato, per facilitare le procedure di controllo.
Dopo le 10:30 e fino alle 20:00 di sabato nessun veicolo potrà più entrare nel Campus, e non saranno fatte deroghe.
L’indirizzo del campus è: Centro Internationale di Fisica Teorica (ICTP), Strada Costiera 11, 34151 TRIESTE, le coordinate GPS sono: N 45°42’14” E 13° 43’ 07”.
5) Per la registrazione dovrai presentarti in Segreteria PRIMA DI INIZIARE AD ALLESTIRE IL TUO STAND, con un documento di identità valido, nei seguenti orari:
– Venerdi’ 15 settembre tra le 17:30 e le 19:30 o
– Sabato 16 settembre tra le 8:30 e le 11:00
– Sabato 16 settembre tra le 8:30 e le 11:00
Al momento della registrazione ti verrà chiesto di:
– firmare un modulo per l’accettazione delle responsabilità e del Regolamento; se lo richiederai, ti sarà lasciata una copia di questi due documenti per tua conoscenza, gli originali firmati da te invece saranno conservati dalla nostra segreteria;
– esibire un tuo documento valido di identità (carta di identità oppure passaporto), che verrà fotocopiato dalla nostra segreteria;
I maker minorenni non potranno essere responsabili dello stand, quindi una persona maggiorenne dovrà firmare al posto loro i due documenti sopracitati e assumersi ogni responsabilità.
Sottolineiamo che per motivi legali solo al momento della firma dei documenti sopra citati la tua iscrizione e partecipazione sarà ritenuta valida ed effettiva.
Nel caso in cui la persona responsabile dello stand non possa presentarsi, un suo sostituto potrà farne le veci e quindi compilare e firmare i documenti citati, assumendo su di sé le piene responsabilità previste dai regolamenti.
– esibire un tuo documento valido di identità (carta di identità oppure passaporto), che verrà fotocopiato dalla nostra segreteria;
I maker minorenni non potranno essere responsabili dello stand, quindi una persona maggiorenne dovrà firmare al posto loro i due documenti sopracitati e assumersi ogni responsabilità.
Sottolineiamo che per motivi legali solo al momento della firma dei documenti sopra citati la tua iscrizione e partecipazione sarà ritenuta valida ed effettiva.
Nel caso in cui la persona responsabile dello stand non possa presentarsi, un suo sostituto potrà farne le veci e quindi compilare e firmare i documenti citati, assumendo su di sé le piene responsabilità previste dai regolamenti.
6) Al termine della registrazione riceverai:
– una maglietta ufficiale dell’evento per ogni collaboratore che parteciperà al tuo stand (fino ad un massimo di 5 oltre a te), e il cui nominativo sia stato indicato nella registration form. Tale maglietta fungerà anche da “badge” di riconoscimento per i maker (per esempio per accedere ai bagni riservati ai maker presso la zona della segreteria), e quindi andrà indossata, e non ceduta a terzi per nessun motivo, per entrambi i giorni dell’evento;
– una maglietta ufficiale dell’evento per ogni collaboratore che parteciperà al tuo stand (fino ad un massimo di 5 oltre a te), e il cui nominativo sia stato indicato nella registration form. Tale maglietta fungerà anche da “badge” di riconoscimento per i maker (per esempio per accedere ai bagni riservati ai maker presso la zona della segreteria), e quindi andrà indossata, e non ceduta a terzi per nessun motivo, per entrambi i giorni dell’evento;
– buoni pasto per ogni maker (fino ad un massimo di 5 oltre a te).
– una cartellina con gadget e informazioni varie;
7) Al momento dell’apertura al pubblico gli spazi non ancora occupati dai maker (ad esempio perché non sono arrivati e non hanno informato l’organizzazione del loro ritardo) saranno riassegnati o eliminati e non saranno recuperabili.
– una cartellina con gadget e informazioni varie;
7) Al momento dell’apertura al pubblico gli spazi non ancora occupati dai maker (ad esempio perché non sono arrivati e non hanno informato l’organizzazione del loro ritardo) saranno riassegnati o eliminati e non saranno recuperabili.
8) Se portate poster/manifesti/immagini da esporre nel vostro stand, vi invitiamo a mantenerli entro le dimensioni massime di 150×120 cm e a dotarvi di nastro biadesivo e/o puntine metalliche per piani in sughero (a seconda della posizione del vostro stand, potreste dover utilizzare il nastro o le puntine). I tavoli forniti avranno dimensioni approssimative di 120x80cm e vi sarà una presa elettrica “shuko” per ogni espositore, con un carico massimo usabile di 500W (tranne eccezioni richieste al momento della compilazione della domanda di partecipazione). Sia gli stand in terrazza che quelli nei posteggi e nei gazebo (chiudibili con pareti plastiche) saranno sorvegliati da un servizio di guardie durante le notti di venerdì e sabato, quindi non è necessario disallestire gli stand per la notte. É comunque sempre preferibile non lasciare oggetti preziosi negli stand, e l’organizzazione non risponderà del loro smarrimento e/o danneggiamento.
9) Data la natura internazionale dell’istituto ospitante (ICTP), la raccolta di offerte e donazioni, la vendita di prodotti e le transazioni commerciali da parte dei makers espositori NON saranno permesse durante la fiera stessa, SE NON dopo aver ricevuto esplicita autorizzazione scritta dagli organizzatori, ed andranno effettuate seguendo le norme di legge in vigore e i regolamenti previsti dallo Stato Italiano (per esempio: emissione di scontrino fiscale/fattura ove richiesto, etc.) e sotto la completa responsabilità dei makers stessi. Ogni pubblicità esplicita di prodotti commerciali (anche non in vendita) dovrà essere autorizzata in anticipo dagli organizzatori.
10) L’accettazione dell’iscrizione non comporta per gli organizzatori nessun rimborso di costi sostenuti dai makers (come ad esempio spese di viaggio, soggiorno, allestimento o altro), che vanno coperti dai makers stessi.
11) Ai Maker che allestiscono lo stand il venerdì sera (ALTAMENTE CONSIGLIATO) si raccomanda di posteggiare poi le vetture in via Beirut o presso l’ampio posteggio pubblico di Grignano Mare (porticciolo – vicino alla foresteria “Adriatico” dell’ICTP). Lo stesso posteggio è consigliato per chi giungesse con il camper, in quanto fornito di acqua e diversi servizi e locali pubblici nelle vicinanze. Per chi invece allestisce il sabato mattina sarà fornito uno spazio di posteggio all’interno del campus ICTP di Miramare per 1 autovettura/furgone con targa registrata, e solamente FINO AL RAGGIUNGIMENTO DELLA CAPIENZA MASSIMA DEI POSTEGGIO -non possiamo garantire a tutti un posto all’interno del campus. I veicoli che non trovassero posto all’interno dovranno comunque uscire entro le 10:30 del sabato e cercare un posteggio lungo la via Beirut (chiusa al traffico normale), sotto la responsabilità dei loro proprietari. I veicoli posteggiati all’interno del Campus NON potranno assolutamente essere spostati né uscire nel periodo che va dalle 11:00 fino alle 20:00 del sabato e dalle 10:00 fino alle 18:00 della domenica.
12) Vi sarà uno staff di volontari, coordinati dagli organizzatori e chiaramente identificabili dalle magliette di color rosa e con dicitura “STAFF”, che effettuerà il servizio di assistenza ai maker dalle 8:00 alle 22:00 del sabato e dalle 10:00 alle 19:00 della domenica. Tutti i makers sono tenuti a collaborare pienamente con i volontari e con lo staff di guardia e le autorità di pubblica sicurezza presenti.
13) Dalle 20:00 alle 22:00 del sabato nella terrazza principale si svolgerà lo spettacolo “Night of the Makers”, aperto solo ai maker, e verrà offerta a tutti i presenti la cena a base di pasta e fagioli.
12) Vi sarà uno staff di volontari, coordinati dagli organizzatori e chiaramente identificabili dalle magliette di color rosa e con dicitura “STAFF”, che effettuerà il servizio di assistenza ai maker dalle 8:00 alle 22:00 del sabato e dalle 10:00 alle 19:00 della domenica. Tutti i makers sono tenuti a collaborare pienamente con i volontari e con lo staff di guardia e le autorità di pubblica sicurezza presenti.
13) Dalle 20:00 alle 22:00 del sabato nella terrazza principale si svolgerà lo spettacolo “Night of the Makers”, aperto solo ai maker, e verrà offerta a tutti i presenti la cena a base di pasta e fagioli.
14) La fiera terminerà inderogabilmente alle ore 18:00 della domenica e ci sarà poi tempo fino alle 19:30 per smontare gli stand e liberare lo spazio assegnato.
Ancora congratulazioni vivissime per la tua partecipazione e a presto!
Carlo Fonda, Enrique Canessa (Organizzatori)
Carlo Fonda, Enrique Canessa (Organizzatori)
ENGLISH VERSION:
Dear Maker,
We are working on the final details for the preparation of this fourth Trieste Mini Maker Faire and we are looking forward to getting to know you, your collaborators and the projects your are going to show in Trieste. Below you will find a quick guide which will help smoothing all procedures involved.
We are working on the final details for the preparation of this fourth Trieste Mini Maker Faire and we are looking forward to getting to know you, your collaborators and the projects your are going to show in Trieste. Below you will find a quick guide which will help smoothing all procedures involved.
We kindly ask you to do the following, as soon as possible (please!):
1) Check in the attached map your assigned position and space (or number of tables). We have chosen to squeeze everybody (but drones, airplanes and rockets) on the covered terrace, to provide a better protection with any meteo condition. But the weather may be better than forecasted, and we have 12 gazebos 4x4m and 6 gazebos 4x3m in the parking lot in front of the building, available for all makers willing to be relocated there, with a larger space. If you choose to move into a gazebo, please email us before 12:00 of tomorrow, Friday. All gazebos are fully equipped with tables, chairs, power sockets and WiFi network, side walls can be closed and they are easily accessible by the public, therefore we suggest you to consider this option and let us know as soon as possible (gazebos will be assigned in first-come-first-served order).
2) Check the programme of the events on stage and email us all corrections as soon as possible:
Proposal for new onstage events will be accepted only if speakers withdraw and free allocated time-slots.
3) Check the list of activities / workshops / challenges and competitions and email us all corrections as soon as possible:
INSTRUCTIONS FOR THE SETUP OF YOUR BOOTH
In case of delays or setbacks, please inform ASAP the secretary of the activity, Ms Margherita Di Giovannantonio at (+39) 040 2240 551. In case you have to withdraw your participation, please notify us promptly writing to makerfairetrieste@gmail.com
4) You can setup your booth on Friday 15 September from 18:00 to 21:00, and on Saturday 16 September from 8:00 to 10:30.
For this purpose, you will be allowed to access the ICTP Campus, only during these times, using the vehicle with the plate number you submitted during the application.
We kindly ask you to print and display on your vehicle the personal pass with your “Maker code” that we will email to you tonight with a separate mail, in order to facilitate the access control procedures.
After 10:30 and until 20:00 of Saturday, no car/vehicle will be allowed to access the Campus. Please note that no exceptions will be made.
The address of the Campus is: International Centre for Theoretical Physics (in Italian “Centro Internationale di Fisica Teorica”) – ICTP, Strada Costiera 11, 34151 TRIESTE.
GPS coordinates are: N 45°42’14” E 13° 43’ 07”
GPS coordinates are: N 45°42’14” E 13° 43’ 07”
5) Please proceed to do your registration BEFORE YOU START SETTING UP YOUR BOOTH (please remember to bring your valid ID card or passport) on the Maker’s Secretary:
– Friday 15 September from 17:30 to 19:30
– Saturday 16 September from 8:30 to 11:00
Upon registration you will be required to:
– sign a printed form already filled with all your data. This is to show you accept the event regulations and responsibilities (for legal reasons the version to be signed will be in Italian only, however an English translation may be provided to you by e-mail, for your information);
Upon request, you will be given copies of the two signed documents, while the originals will be kept by the Secretariat;
– show a valid document to prove your identity (ID or passport), it will be photocopied and retained by our staff;
If the maker is a minor, he/she will not be allowed to be responsible for the stand, so will need an adult to sign both documents and accept all responsibility involved by participation in the event.
We stress that, for legal reasons, only after the documents mentioned above have been signed shall your entry and participation to the fair be deemed valid and effective.
If the person in charge of the stand cannot be present that day, a substitute may complete and sign the documents and take over as head of the stand in the absent person’s place, taking upon himself the full responsibility of the booth according to the regulations.
– Saturday 16 September from 8:30 to 11:00
Upon registration you will be required to:
– sign a printed form already filled with all your data. This is to show you accept the event regulations and responsibilities (for legal reasons the version to be signed will be in Italian only, however an English translation may be provided to you by e-mail, for your information);
Upon request, you will be given copies of the two signed documents, while the originals will be kept by the Secretariat;
– show a valid document to prove your identity (ID or passport), it will be photocopied and retained by our staff;
If the maker is a minor, he/she will not be allowed to be responsible for the stand, so will need an adult to sign both documents and accept all responsibility involved by participation in the event.
We stress that, for legal reasons, only after the documents mentioned above have been signed shall your entry and participation to the fair be deemed valid and effective.
If the person in charge of the stand cannot be present that day, a substitute may complete and sign the documents and take over as head of the stand in the absent person’s place, taking upon himself the full responsibility of the booth according to the regulations.
6) Upon registration you will receive:
– the official t-shirt of the event for each of your collaborators (up to 5 people besides you), whose name must have been mentioned on the registration form (or provided to organizers in due time). This t-shirt will also act as distinctive “badge” for makers (allowing you, for instance, to access reserved bathrooms next to the Secretariat). That is why it should be worn for the whole duration of the event and never given to third parties;
– meal coupons for each of your collaborators (up to 5 people besides you) ), whose name must have been mentioned on the registration form (or provided to organizers in due time).
– a conference folder with some information and gadgets;
7) At 11:00 the fair will be opened to visitors and all spaces left unoccupied by makers (for instance because they did not show up and or did not inform the organizers about their late arrival) will be reassigned or eliminated.
8) Should you wish to display posters/billboards/images at your stand, please be informed that their dimensions should not exceed 150×120 cm. We kindly ask you to bring with you some double-sided tape and pins for cork board (you may need to use one or the other, depending on the position of your stand). Each maker will be provided with a table (120x80cm) and an electrical outlet (single Schuko, 500W maximum load). Exceptions will be made for those having submitted a request at the time of registration. All booths (on the terrace, the parking slots and gazebos) will be monitored by a securtuy service activ on both Friday and Saturday night, so that you do not have to dismantle your stand. Nevertheless we suggest not to leave valuable objects in the booth. The organizers are not responsible for any loss or damage.
– meal coupons for each of your collaborators (up to 5 people besides you) ), whose name must have been mentioned on the registration form (or provided to organizers in due time).
– a conference folder with some information and gadgets;
7) At 11:00 the fair will be opened to visitors and all spaces left unoccupied by makers (for instance because they did not show up and or did not inform the organizers about their late arrival) will be reassigned or eliminated.
8) Should you wish to display posters/billboards/images at your stand, please be informed that their dimensions should not exceed 150×120 cm. We kindly ask you to bring with you some double-sided tape and pins for cork board (you may need to use one or the other, depending on the position of your stand). Each maker will be provided with a table (120x80cm) and an electrical outlet (single Schuko, 500W maximum load). Exceptions will be made for those having submitted a request at the time of registration. All booths (on the terrace, the parking slots and gazebos) will be monitored by a securtuy service activ on both Friday and Saturday night, so that you do not have to dismantle your stand. Nevertheless we suggest not to leave valuable objects in the booth. The organizers are not responsible for any loss or damage.
9) Given the international nature of the host institution (ICTP), gathering donations and fund-raising, sale of products and all business transactions will NOT be permitted during the faire itself, EXCEPT after receiving a written permission from the organizers, and shall be carried out in accordance with the laws and regulations in force in Italy (for example the issuing of receipts/invoices where required, etc…) and under the full responsibility of the makers themselves. Each explicit advertising of commercial products (even if not on sale) must be authorized in advance by the organizers.
10) The acceptance of makers by the organizers does not imply any reimbursement of costs incurred by the makers (such as travel expenses, living costs or others), which are to be covered by makers themselves.
11) Makers preparing their stand on Friday afternoon (HIGHLY RECOMMENDED) should park their cars/vehicles along Via Beirut or in the public parking slots in Grignano (close to the small marina and the – ICTP “Adriatico” Guest House). This parking area is particularly suited for campers, due to the availability of fresh drinkable water and other services. For those arriving on Saturday, a parking space will be provided in the ICTP Campus in Miramare for 1 car/van with registered plate number and in ANY CASE UNTIL THE MAXIMUM CAPACITY IS REACHED – we cannot guarantee a parking space to all makers. Cars not finding a parking space in the Campus will have to leave the venue of the event at 10:30 on Saturday and look for a parking space along Via Beirut (closed to normal traffic for the event), under the full responsibility of their owners. Vehicles parked within the ICTP Campus CANNOT be moved nor exit the paking slot in the following periods of time: Saturday from 11:00 to 20:00 and Sunday from 10:00 to 18:00.
12) A group of volunteers, coordinated by the organizers, will wear a pink t-shirt with “STAFF” written on it and will assist all makers, from 8:00 to 22:00 on Saturday and from 10:00 to 19:00 on Sunday. You are kindly invited to cooperate with them and will the security staff and public authority.
13) The “Night of the Makers” music show, open only to makers, will take place on Saturday from 20:00 to 22:00. You are all invited to the show and to the dinner (pasta with beans will be offered).
14) The fair will end on Sunday at 18:00, so you will have time until 19:30 to dismantle your stand and free the space that was assigned to your project.
Once again congratulations for being part of this event! See you soon!
Carlo Fonda, Enrique Canessa (Organizers)
