Regolamento di Partecipazione per i Maker e gli Espositori Commerciali

Aggiornamento: 10 Aprile 2024

1. L’iscrizione e la partecipazione alla Maker Faire Trieste 2024 è gratuita per tutti coloro che vorranno esporre i loro progetti/exhibit (definiti qui di seguito maker) durante le giornate di sabato 31 agosto e domenica 1 settembre 2024, nella splendida piazza dell’Unità d’Italia a Trieste. I maker potranno anche tenere seminari, proporre laboratori pratici o esperimenti scientifici o spettacoli artistici, sotto la loro stretta responsabilità e saranno in ogni caso soggetti agli obblighi e le modalità richieste dalle disposizioni pubbliche in vigore al momento dell’evento. Maker Faire Trieste is independently organized and operated under license from Make: Community, LLC.
2. L’organizzazione della Maker Faire Trieste è a cura del Centro Internazionale di Fisica Teorica Abdus Salam (ICTP) e del Comune di Trieste, definiti qui di seguito semplicemente “gli organizzatori”. La Maker Faire Trieste è parzialmente finanziata da fondi della Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia (Avviso pubblico per iniziative progettuali riguardanti manifestazioni di divulgazione della cultura scientifica 2024).
3. Si invitano gli interessati a iscriversi entro e non oltre il mezzogiorno del 29 Luglio 2024; l’accettazione delle domande di iscrizione spetta solamente al Comitato di Selezione (stabilito dagli organizzatori) e verrà comunicata ai richiedenti il prima possibile. Per motivi tecnici viene richiesto di compilare una domanda di partecipazione separata per ogni singolo progetto proposto, ma i progetti accettati vengono poi registrati una sola volta. I progetti accettati saranno immediatamente resi pubblici sul sito web ufficiale e sui canali social, ma i dati personali dei proponenti non saranno resi pubblici se non quando esplicitamente stabilito. La decisione del Comitato di Selezione è insindacabile.
4. L’accettazione dell’iscrizione non comporta per gli organizzatori nessun rimborso di costi sostenuti dai partecipanti (come ad esempio spese di viaggio, soggiorno, allestimento o altro), che vanno coperti dai partecipanti stessi, tranne che nei casi dove viene esplicitamente concordato diversamente. Prima dell’inizio dell’evento ai partecipanti sarà richiesto di firmare per accettazione una copia di questo regolamento ed una sottoscrizione di responsabilità.
5. Società, associazioni o entità legali di ogni genere, inclusi privati cittadini, che desiderano partecipare per esporre, dimostrare e promuovere dei loro prodotti commerciali, progetti o attività senza però effettuarne la vendita al pubblico in loco durante l’evento, possono fare domanda di iscrizione come maker (sempre a titolo gratuito e come specificato negli articoli precedenti);
6. Società, associazioni o entità legali di ogni genere, inclusi privati cittadini, che desiderano invece effettuare la vendita di prodotti in loco durante l’evento, sono tenuti a fare richiesta di partecipazione come “espositore commerciale“, una tipologia di partecipazione diversa dal maker, e nel contempo a richiedere e ottenere tramite il portale SUAP (Sportelli Unici per le Attività Produttive https://suap.comune.trieste.it/ ) del Comune di Trieste una Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA) per “attività di vendita su area pubblica in occasione di manifestazione temporanea” e devono essere in regola con gli adempimenti previsti dalle Agenzia delle Entrate per quanto riguarda gli aspetti fiscali e normativi delle vendite. Una copia di tali autorizzazioni va inoltrata per email agli Organizzatori prima dell’inizio dell’evento. Le attività di vendita saranno permesse esclusivamente durante l’orario di apertura al pubblico dell’evento.
7. In caso di accettazione, agli espositori commerciali sarà richiesta una contribuzione all’evento con una o più delle seguenti modalità (da concordare in anticipo con gli organizzatori): donazione di prodotti ai maker, donazione di materiale per le premiazioni ai vincitori delle diverse categorie maker, contributo ai servizi offerti ai maker (catering, etc).
8. Ogni maker ed espositore commerciale accettato dovrà adempiere agli obblighi e alle modalità richieste dalle disposizioni pubbliche in vigore al momento dell’evento, dovrà essere al corrente delle disposizioni stesse e rispettarle in ogni momento dell’evento, e dovrà seguire le regole del buon senso e della decenza pubblica.
9. Nessun maker o espositore commerciale è in nessun caso autorizzato a distribuire (a pagamento oppure gratuitamente) cibi o bevande di qualsiasi tipo al pubblico. La vendita di altri prodotti durante l’evento non sarà permessa ai makers, ma solo agli espositori commerciali registrati.
10. La postazione offerta ai maker e agli espositori commerciali sarà normalmente composta da: una casetta in legno (da soli o in condivisione) oppure uno spazio con uno o più tavoli e sedie sotto a dei tendoni in comune con altri (con pareti in materiale plastico chiudibili e apribili). Entrambe le opzioni saranno provviste di illuminazione elettrica nelle ore serali ed una presa elettrica per ogni maker (singola Schuko, carico massimo 1000W). Non è previsto l’accesso a reti WiFi.
11. Ogni maker accettato (sono esclusi gli espositori commerciali) riceverà una maglietta “MAKER” (che andrà indossata per tutta la durata l’evento) e dei buoni pasto da utilizzare presso alcuni esercizi vicini alla sede dell’evento. Il numero di magliette e i buoni pasto potrà essere ridotto nel caso di gruppi numerosi (oltre i 5 membri), a seconda della disponibilità e delle decisioni degli organizzatori.
12. Richieste che vadano oltre alla dotazione minima sopra elencata vanno motivate nella domanda di partecipazione e non sono garantite, esse verranno prese in considerazione dagli organizzatori compatibilmente con le risorse disponibili. Vi sarà la possibilità (dietro richiesta o per decisione degli organizzatori) di utilizzare spazi non coperti comuni, compatibilmente con la situazione logistica del momento.
13. Fra i maker saranno selezionati i vincitori nelle categorie “Lady Maker” e “Maker Faire Trieste”. Altri premi potranno essere stabiliti dagli organizzatori.
14. Vi saranno spazi all’interno dei tendoni dedicati a laboratori o lezioni/esperimenti, quindi i maker o espositori commerciali che desiderassero proporre seminari/corsi/tutorial o performance artistiche e attività varie sono invitati a farlo al momento dell’iscrizione e a concordare tali attività con gli organizzatori.
15. La disposizione degli stand sarà stabilita dagli organizzatori, sentendo le esigenze di tutti i proponenti, e pubblicata nella mappa ufficiale appena possibile. In caso di necessità potrà essere necessario riposizionare gli stand, e/o ridurre la durata delle attività presso gli stessi.
16. Ai maker e agli espositori commerciali è richiesta la partecipazione per tutta la durata della fiera (sabato e domenica), nel caso ciò non fosse possibile dovranno informare tempestivamente gli organizzatori.
17. A nessun maker o espositore commerciale sarà data autorizzazione per l’accesso veicolare in Piazza dell’Unità d’Italia, sede dell’evento. Si potranno effettuare le operazioni di carico/scarico da alcune strade adiacenti, nel rispetto del Codice Stradale e in tempi e modi che saranno comunicati prima dell’evento. L’organizzazione cercherà di individuare e favorire delle soluzioni idonee per il posteggio nelle vicinanze della sede dell’evento. Durante gli orari di allestimento e di apertura al pubblico nessun veicolo potrà circolare fra gli stand (se non per servizi di emergenza o di polizia).
18. Eventuali danni a persone o cose saranno a carico dei responsabili delle azioni che li hanno causati. Ogni attività che possa risultare potenzialmente pericolosa per il pubblico o per i maker o gli espositori commerciali dovrà essere esplicitamente autorizzata in anticipo dagli organizzatori e svolgersi secondo gli obblighi e le modalità richieste dalle disposizioni pubbliche in vigore al momento dell’evento e sotto la responsabilità di chi la effettua. Vi sarà uno staff di personale di sorveglianza ed emergenza, coordinato dagli organizzatori e chiaramente identificabile, che garantirà assistenza e supervisione ai maker e agli espositori commerciali, e con cui tutti sono tenuti a collaborare pienamente.
19. In caso di forza maggiore la manifestazione potrà essere rinviata oppure annullata dagli organizzatori; in caso di pioggia o maltempo non gravi l’evento si svolgerà ugualmente.
20. I maker provenienti da fuori la provincia di Trieste che ne avessero la necessità potranno richiedere di pernottare nelle notti di venerdì 30, di sabato 31 Agosto e/o di domenica 1 Settembre a spese dell’organizzazione; poiché la disponibilità di posti gratuiti è limitata si invitano i maker ad inviare le loro richieste il prima possibile. Esse saranno valutate secondo l’ordine di invio, fino al raggiungimento della massima capacità di accoglienza.
21. I maker e gli espositori commerciali sono a conoscenza che gli organizzatori, MAKE, Maker Faire e Make Community rispettano la loro privacy e non divulgheranno le loro informazioni personali. La policy riguardante la privacy di MAKE è disponibile in inglese a questo indirizzo: https://make.co/terms-and-privacy-policy/.
22. I maker e gli espositori commerciali sono altresì a conoscenza che con l’invio della loro richiesta di partecipazione, acconsentono a questo Regolamento e accettano di condividere il loro contatto e le informazioni fornite sul loro progetto/stand/performance con MAKE Community per finalità editoriali e con gli organizzatori per le finalità di promozione e comunicazione dell’evento, inclusa la pubblicazione nel catalogo e nei canali social media della manifestazione.